Inleiding
Uw privacy is belangrijk voor de vakgroep Huisartsgeneeskunde van de Universiteit Maastricht (UM). Daar waar de algemene privacyvoorwaarden van de UM niet in voorzien, geven wij in deze privacyverklaring een toevoeging voor enkele specifieke activiteiten van de vakgroep Huisartsgeneeskunde Maastricht ten behoeve van de communicatie, het relatiebeheer, werving & PR.
Het kan zijn dat uw persoonsgegevens voor een specifiek doel worden verzameld en verwerkt. Wanneer dat specifieke doel niet uitdrukkelijk in deze privacyverklaring staat vermeld, wordt u vooraf in een aparte privacyverklaring geïnformeerd over dat specifieke doel.
Contactgegevens UM
Heeft u vragen over deze privacyverklaring, wilt u meer weten over hoe de UM omgaat met persoonsgegevens of indien u een klacht heeft, dan kunt u terecht bij:
Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht
privacy@maastrichtuniversity.nl
U kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl.
Contactgegevens Huisartsgeneeskunde UM
Vakgroep Huisartsgeneeskunde Universiteit Maastricht
Debyeplein 1
6229 HA Maastricht
Contact via op1lijn@maastrichtuniversity.nl
Welke persoonsgegevens wij verwerken
De vakgroep Huisartsgeneeskunde verwerkt persoonsgegevens altijd met een doel en verwerkt niet meer gegevens dan noodzakelijk voor dat doel. Wij verwerken de volgende persoonsgegevens:
* Aparte AVG landelijke afspraken
Communicatie doeleinden
De Vakgroep Huisartsgeneeskunde verwerkt persoonsgegeven voor haar relatiebeheer met bestaande en nieuwe relaties, werving (studenten, cursisten, aios, deelnemers) en PR. Het gaat dan om:
Interne nieuwsbrief
De vakgroep Huisartsgeneeskunde stuurt tweewekelijks op vrijdag algemeen nieuws en mededelingen per e-mail via afgeschermde e-mailadressen aan medewerkers, aios en aanwezige hag-studenten op de afdeling. Het is in principe niet mogelijk voor medewerkers om zich voor deze nieuwsbrieven uit te schrijven, tenzij je student of aios bent. Uitschrijven kan per reply op de nieuwsbrief of via op1lijn@maastrichtuniversity.nl. De nieuwsbrieven staan gearchiveerd op Eleum huisartsgeneeskunde algemeen en zijn alleen toegankelijk voor medewerkers.
Magazine Op één Lijn
We hechten veel waarde aan de relaties met medewerkers maar ook derden. Om die reden versturen wij drie keer per jaar het magazine Op één Lijn per post naar onze relaties. Deze relaties zijn huisartsen in onze academische regio, aios en alumni tot een jaar na afstuderen en overige relaties. Iedereen heeft het recht om zich af te melden (opt-out) voor het magazine. Daarvoor kan men contact opnemen via op1lijn@maastrichtuniversity.nl.
De website Huisartsgeneeskunde Maastricht
Op onze website www.huisartsgeneeskundemaastricht.nl is deze privacyverklaring opgenomen. In de footer van de website verwijzen wij hiernaar. Op elke plek op de website waar wij persoonsgegevens verzamelen, staat een link naar onze privacyverklaring.
Cookies
Onze website maakt gebruik van cookies. Cookies zijn kleine tekstbestanden die op uw computer, mobiele telefoon of tablet worden geplaatst op het moment dat u pagina’s van de website opvraagt. Wanneer u de website op een ander moment weer bezoekt, kan de informatie die in de cookie zit opgeslagen, weer door de server waarop onze website wordt gehost, worden uitgelezen. Onze website hanteert cookies zoals vrijwel alle websites, om u de best mogelijke gebruikservaring te bieden wanneer u onze website bezoekt.
Onze website gebruikt cookies zodat:
Beveiligde verbinding
Wanneer je onze website bezoekt, is er sprake van een beveiligde verbinding tussen uw device en onze website. Wij hebben hiervoor een SSL certificaat geïnstalleerd (Grade A) en we hebben een 2FA voor het CMS (Wagtail) geactiveerd.
Google analytics
We mogen met Google Analytics-cookies persoonsgegevens van onze websitebezoekers verwerken zonder voorafgaande toestemming, maar wij informeren u graag over wat we doen en hoe. Wij*: - gebruiken Google Analytics-cookies;
*Lees: verwerker CANON
Instagram account / social media
Het algemene Instagram account wordt beheerd door één persoon die werkt met beelden en teksten die AVG-proof zijn. Indien nodig wordt bij evenementen actief gevraagd om toestemming om foto’s te mogen gebruiken voor een specifiek benoemd doel.
Fotografie
Wij werken met professionele fotografen voor communicatiedoeleinden. De portretrechten worden vastgelegd met de geportretteerden. Het archiveren en eventueel delen conform afspraak gebeurt via SURFdrive en SURFfilesender.
Verdere verwerking
Het uitgangspunt is dat de UM persoonsgegevens gebruikt voor het doel waarvoor deze gegevens zijn verzameld. In sommige gevallen gebruikt de UM de verzamelde persoonsgegevens ook voor andere doeleinden. Deze doeleinden moeten in ieder geval verenigbaar zijn met het oorspronkelijke verwerkingsdoel. Voordat verdere verwerking plaats vindt wordt er daarom zorgvuldig beoordeeld of het nieuwe doel verenigbaar is met het oorspronkelijke doel van verwerking.
Volgens de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG) is verdere verwerking van persoonsgegevens voor historische, statistieke of wetenschappelijke doeleinden verenigbaar met het oorspronkelijke doel van de verwerking.
Bewaartermijnen
Persoonsgegevens worden door ons niet langer bewaard dan noodzakelijk is om het doel van de verwerking te realiseren. De duur varieert per verwerking en wordt afgesproken met de doelgroep (alumni) of de persoon. Webformulieren worden binnen een maand verwijderd.
Indien je de bewaartermijn van een specifieke verwerking wilt weten, kan je contact opnemen met de UM via:
Universiteit Maastricht
T.a.v. Functionaris Gegevensbescherming
Postbus 616
6200 MD Maastricht
privacy@maastrichtuniversity.nl
Je kunt de functionaris voor gegevensbescherming van de UM bovendien rechtstreeks bereiken via fg@maastrichtuniversity.nl.
Ontvangers van persoonsgegevens
Binnen de UM zijn er maatregelen genomen om ervoor te zorgen dat enkel de personen die je persoonsgegevens moeten verwerken toegang daartoe hebben. Daarnaast kan de UM onder de navolgende omstandigheden gegevens met partijen buiten de UM delen.
Coschap huisartsgeneeskunde
In het contract met huisartsopleiders binnen het coschap Huisartsgeneeskunde, is voorzien in een aparte AVG-paragraaf waarin de verwerking van persoonsgegevens staat omschreven.
Andere onderwijsinstellingen
De UM kan uw persoonsgegevens delen met andere onderwijsinstellingen wanneer dit nodig is voor het bieden van onderwijs gezamenlijk met die instelling of het doen van wetenschappelijk onderzoek gezamenlijk met die instelling. De UM maakt schriftelijke afspraken met deze partijen over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
Derden
De UM deelt gegevens met derden wanneer dat noodzakelijk is voor het uitoefenen van haar taken. Hierbij kunt u denken aan leveranciers van software waarmee persoonsgegevens worden verwerkt of andere dienstverleners die persoonsgegevens nodig hebben om hun diensten te leveren. De UM maakt met deze partijen schriftelijke afspraken over de verwerking en beveiliging van persoonsgegevens.
Uw rechten
De privacywetgeving geeft u een aantal rechten met betrekking tot uw persoonsgegevens. Hieronder staat uitgelegd hoe u uw rechten kunt uitoefenen en welke rechten u heeft.
Uitoefenen rechten
Wanneer u een van de onderstaande rechten wilt uitoefenen kunt u schriftelijk contact opnemen via fg@maastrichtuniversity.nl.
De UM zal u binnen een maand na ontvangst van uw verzoek informeren of en hoe er gevolg wordt gegeven aan uw verzoek. Deze termijn kan tweemaal met één maand worden verlengd. Als de termijn wordt verlengd, wordt u hier tijdig over geïnformeerd.
Kosten van uitoefening van uw rechten
Het uitoefenen van uw rechten onder de privacywetgeving is gratis. Wanneer uw verzoek kennelijk ongegrond of buitensporig is, met name wanneer u een verzoek herhaaldelijk indient, kan de UM administratieve kosten in rekening brengen voor het voldoen aan uw verzoek of weigeren te voldoen aan het verzoek. Hierover wordt u schriftelijk geïnformeerd.
Recht van inzage
U heeft het recht om te weten of uw persoonsgegevens door ons worden verwerkt. Daarmee heeft u ook het recht om te weten welke gegevens dat zijn, voor welk doel ze worden verwerkt, of en met wie ze worden gedeeld en hoe lang ze worden bewaard.
Recht op rectificatie
Als blijkt dat de persoonsgegevens die de UM van u verwerkt onjuist zijn, dan heeft u het recht deze persoonsgegevens te laten rectificeren. Als blijkt dat de persoonsgegevens die de UM van u verwerkt onvolledig zijn, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens aan te laten vullen.
Recht op gegevenswissing
U heeft het recht om persoonsgegevens die de UM van u verwerkt te laten wissen in de volgende gevallen:
U heeft in ieder geval niet het recht op gegevenswissing wanneer:
Recht op beperking van de verwerking
U heeft het recht om de verwerking van uw persoonsgegevens (tijdelijk) door de UM te stoppen, zonder dat deze persoonsgegevens worden gewist. Dit recht heeft u alleen wanneer:
Als de verwerking is beperkt, blijven uw persoonsgegevens opgeslagen bij de UM. De UM zal persoonsgegevens waarvan de verwerking is beperkt enkel verwerken:
Recht op overdraagbaarheid van persoonsgegevens
Wanneer persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming of voor de uitvoering van een overeenkomst, dan heeft u het recht om deze persoonsgegevens te laten overdragen aan een andere partij. Het moet in dat geval gaan om digitale verwerking. De overdracht mag bovendien geen inbreuk maken op de rechten van anderen.
Recht van bezwaar
Als de UM uw persoonsgegevens verwerkt op basis van een taak van algemeen belang of op basis van haar gerechtvaardigd belang, dan mag u hiertegen bezwaar maken. De UM maakt dan opnieuw een belangenafweging. Als uit die belangenafweging blijkt dat de UM dwingende, gerechtvaardigde gronden heeft om uw persoonsgegevens te blijven verwerken, wordt uw bezwaar afgewezen. Hetzelfde geldt als uw persoonsgegevens noodzakelijk zijn voor de instelling, uitoefening of onderbouwing van een rechtsvordering.
Recht om niet onderworpen te worden aan geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering
De UM maakt in principe geen besluiten uitsluitend gebaseerd op geautomatiseerde individuele besluitvorming, waaronder profilering. Een uitzondering is een automatische blokkade van ICT‑faciliteiten in het geval de integriteit en veiligheid van deze faciliteiten in het geding is. In zo’n geval zal zo spoedig mogelijk samen met u naar een oplossing worden gezocht.
Recht om toestemming in te trekken
Wanneer uw persoonsgegevens worden verwerkt op basis van uw toestemming, dan heeft u altijd het recht deze toestemming in te trekken. De intrekking van uw toestemming heeft geen terugwerkende kracht.
Wijzigingen van de privacyverklaring
Deze privacyverklaring wordt van tijd tot tijd bijgewerkt om te zorgen dat deze actueel te houden. Op onze website www.huisartsgeneeskundemaastricht.nl staat de actuele versie.
Versie 15 maart 2019